第一章 总则
第一条 为了规范全院的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本管理办法。
第二条 本办法是全院采购原材料、燃料、辅料、零部件、配件、低值易耗品、办公用品（包括办公用家具），劳动保护用品以及其他物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。
第三条 全院物资采购工作由供应处归口管理。
第二章 计划、请购和决策管理
第四条 产业类各单位须于每年第三季度开始编制下一年度主要原材料、燃料、辅料等采购计划，并于11月1日前报科技产业处审查，经主管产业的院领导批准后,于11月10号前抄送供应处。供应处汇总后于11月25日前编制成全院下一年度的主要原材料、辅料、燃料等年度采购计划，报主管物流和产业的院领导，并抄送财务处。各单位应根据生产、销售情况对年度采购计划每季度进行一次滚动调整，程序同上。临时要求的计划外采购须说明原因并另行办理申请，程序亦同上。
第五条 产业类各单位都要根据本单位的具体情况建立健全物资采购决策程序，根据采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，明确各级管理者、各有关业务部门及人员的权限，做到责任到人，权限到人。
第六条 产业类各单位采购大宗原材料、燃料、辅料及其它金额较大的物资（“金额较大”一般指在10万元以上，但可根据各单位的情况适当调整）时，必须由单位负责人和有关业务人员通过办公会议集体决定进货渠道、数量、质量、价格等重大事宜。
第七条 产业类各单位均须健全请购管理程序，即对经院领导批准的计划内或计划外生产所需主要原材料、燃料、辅料等重要物资欲实施采购时，首先由采购人员填写《采购物资申请单》（详见附表2），然后须经本单位负责人签字批准。完成请购批准程序后，方可对外签订采购合同。
第八条 不具备独立法人资格的产业类各单位采购各类物资必须以院名义对外签订采购合同，合同文本须经供应处审核，加盖院合同专用章并存底备查。采购金额在50万元以上的，还须经主管产业的院领导批准。具备独立法人资格的院全资子公司可以公司名义对外签订采购合同，加盖本公司的合同专用章，并须将其中金额超过50万元的合同报供应处备案。
第三章 比质比价采购
第九条 产业类各单位和供应处都要广泛收集拟采购物资的质量、价格等市场信息，并要及时掌握信息的变化，以便做到比质、比价采购。
第十条 产业类各单位采购大宗原材料、燃料、辅料等物资，除仅有唯一供货单位或生产经营有特殊要求者外，都要经过比质、比价，有条件的应招标，选择质量好、信誉高、价格合理的两个以上供货单位，经单位负责人办公会议确定后，由各单位的采购部门或采购人员实施定点采购。
第十一条 各单位欲购买办公家具，须提交申请报告，经物业管理处审核并报主管物业的院领导批准后，由各单位按照比质比价的原则自行采购。
第十二条 各单位所需的通用物资（详见附表1清单），原则上由供应处统一采购，以求达到批量采购，降低采购成本。供应处应每年下发一次新的统一采购物资清单。凡由供应处提供的纳入清单的通用物资，原则上要低于市场零售价格，并做到对质量问题包退、包换，负责到底。使用单位如发现从供应处领用的上述物资价格高于市场零售价格，应即提出申诉，供应处应即说明原因或更正。特殊情况须经主管物流的院领导批准后，方可由各单位自行采购。工作需要的剧毒化学药品、易燃易爆化学药品等危险化学品，由各单位提出申请，单位负责人签字，报保卫处和供应处审核，由供应处到公安局办理审批手续后统一采购。其他任何单位和个人不得自行采购剧毒化学药品、易燃易爆化学药品等危险化学品。
第十三条 各单位在自行采购时，必须按照“采购业务职务分离”的原则，所指派的采购人员不得是所购货品的请购或使用人员。请购或使用人员可以提出技术要求或与采购人员同办。各单位还应建立供货单位档案，进行动态管理。未经批准不得到非定点单位采购物资。
第四章 财务手续
第十四条 不具备独立法人资格的产业类各单位在对生产、经营用主要原材料、燃料、辅料等重要物资实施采购时，须持按第二章第七条规定批准的《采购物资申请单》，按《北京矿冶研究总院对外支付款项管理办法（暂行）》（矿冶院字〔2004〕71号文）规定的审批权限办理付款手续。
第十五条 具有独立法人资格的院全资子公司在对生产、经营用主要原材料、燃料、辅料等重要物资实施采购时，须持按第二章第七条规定批准的《采购物资申请单》到财务中心办理付款手续。
第十六条 各单位采购物资以后，均须严格按照本制度中《北京矿冶研究总院物资仓储管理办法》的规定办理入库手续，形成签字完备的《材料验收单》（详见附表3）。各单位采购人员须持采购发票和该签字完备的《材料验收单》、经单位负责人签字批准后方可到财务处报销。财务处将报销后的《材料验收单》留存1份，分送采购单位、审计处和供应处各1份。
第五章 价格监督
第十七条 全院行使价格监督的职能部门是审计处。审计处内设比价员，负责从各种渠道搜集院下属各单位拟采购的各类物资的供货单位的生产规模、质量保证体系，价格水平等信息，进行整理分析并与各单位填报的《材料验收单》上的供货单位，价格等进行比较分析。如发现问题应立即报告。
第六章 质量检验监督
第十八条 产业类各单位都要对采购的主要原材料、燃料、辅料等物资是否需要进行质量检验做出明确规定，并制定出检验标准，由本单位的质量检验机构或专职、兼职的质量检验人员进行检验。需进行质量检验的采购物资未经质量检验合格不能办理正式入库手续和结算手续，特殊情况需经单位负责人批准作为特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。
第七章 数据统计
第十九条 全院物资采购的统计工作由供应处归口。供应处须根据财务处转来的《材料验收单》将物资分类统计，每季度将统计结果报主管院领导。每年1月15日前，供应处应向主管院领导提交上年物资采购的统计结果，并针对实际采购与计划采购的差异做出分析。
第八章 责任与奖惩
第二十条 供应处、财务处、审计处和各单位所有从事采购管理或与采购管理有关的部门和人员都必须认真贯彻执行国家关于物资采购管理的政策和法规、法令、文件，认清自己的责任，团结协作，互相监督，共同把全院的物资采购工作做好。
院对降低采购成本做出突出贡献的采购人员和其他人员、严格履行职责且成绩显著的质量、价格监督人员、举报违反本制度规定的违法乱纪采购行为经查证属实的人员将予以奖励。
第二十一条 全院所有从事物资采购管理的人员都必须遵纪守法,廉洁奉公。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，将根据情节轻重给予处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。
第九章 附则
第二十二条 本办法由供应处负责解释。 附表：
1.院供应处统一采购物资清单
2.采购物资申请单
3.材料验收单
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